Gizlilik politikası

Biz kimiz

Omelia, diş kliniklerinin telefon aramalarını ve WhatsApp mesajlarını yanıtlayan, randevu alan ve hastaları takip eden yapay zeka resepsiyon asistanları geliştirir. Bu politika hangi kişisel verileri neden işlediğimizi, bize kimlerin yardım ettiğini, verileri ne kadar sakladığımızı ve haklarınızı açıklar. Bu web sitesini, kliniklerin kullandığı Omelia uygulamasını ve asistanlarımızın yürüttüğü arama ve mesajları kapsar.

Omelia AI, Londra, Birleşik Krallık merkezlidir. Bu politikayla ilgili her konuda hello@getomelia.com adresine yazabilirsiniz.

Klinikler, hastalar ve kimin karar verdiği

Asistanımız bir kliniğin telefonunu ya da WhatsApp’ını yanıtladığında verilerinize ne olacağına klinik karar verir. Klinik veri sorumlusudur, Omelia ise veri işleyendir: Hizmet şartlarımızdaki veri işleme hükümleri çerçevesinde yalnızca kliniğin talimatıyla hareket ederiz. Hastaysanız kliniğin kendi aydınlatma metni de geçerlidir ve verilerinizle ilgili ilk başvuracağınız yer kliniktir.

Bu web sitesini ziyaret ettiğinizde, bizimle görüşme ayarladığınızda ya da bir klinik bize kaydolup ödeme yaptığında veri sorumlusu Omelia’dır.

Bu sitede ne topluyoruz

• Tanışma görüşmesi ayarladığınızda: adınız, kliniğiniz ya da şirketiniz, web siteniz, e-postanız, verirseniz telefon numaranız, ihtiyaçlarınız, notlarınız ve seçtiğiniz saat ile saat diliminiz. Bunları görüşmeyi yapmak, hazırlanmak ve size onay ile hatırlatmaları göndermek için kullanırız. Telefon numaranızı verirseniz asistanımız görüşmeden önce size kısa bir WhatsApp mesajı gönderebilir.
• Demo asistanlarımızı denediğinizde: söyledikleriniz ya da yazdıklarınız, yanıt üretilmesi için yapay zeka sağlayıcılarımıza gönderilir. Demo hiçbir randevu almaz. Demonun ne sıklıkla kullanılabileceğini sınırlamak için IP adresiniz en fazla 36 saat sayılır.
• Bir form gönderdiğinizde, kötüye kullanımı önlemek için IP adresiniz.

Bu site çerez kullanmaz, reklam ya da analiz izleyicisi çalıştırmaz. Yazı tipleri kendi sunucumuzdan yüklenir. Tarayıcınız, randevu formunda nerede kaldığınız gibi birkaç ayarı yalnızca kendi cihazınızda tutar.

Omelia uygulamasında çerezler

Kliniklerin giriş yaptığı uygulama yalnızca çalışması için gereken çerezleri kullanır: oturum, seçtiğiniz dil, çalıştığınız klinik ve destek ekibimiz size yardım etmek için giriş yaptığında bir destek oturumu. Ödeme sayfası Stripe’ı yükler; Stripe kartı güvenle işlemek için kendi çerezlerini kullanır. Reklam ya da analiz çerezi kullanmayız.

Asistanlarımızın klinikler adına işlediği veriler

Omelia bir klinik adına şunları işler:

• aramalar: arayanın numarası, ses, kayıt ve yazılı döküm;
• WhatsApp ve SMS: mesajlar, sesli mesajlar ve hastaların gönderdiği fotoğraflar;
• hasta bilgileri: ad, telefon, e-posta, dil, sorulan tedavi, randevular, notlar ve hastanın iletişime izin verip vermediği;
• klinik kullanıyorsa, yurt dışından gelen hastalar için uçuş, otel ve tarihler gibi seyahat bilgileri.

Hastalar sık sık istedikleri tedavi ya da dişlerinin fotoğrafları gibi sağlıkla ilgili bilgiler paylaşır. Bu bilgiler yalnızca onlara yanıt vermek ve klinik adına randevu almak için kullanılır. Asistanlarımız gördüklerini anlatır, asla teşhis koymaz ve bir diş hekiminin yerini tutmaz.

Yapay zekayla konuşulduğunu söylemek

• Telefon asistanlarımız aramanın başında bir yapay zeka asistanı olduklarını söyler. Yerel yasanın izin verdiği yerlerde ve klinik böyle seçtiyse, bunu arayan sorduğu anda söyler. Asla insan gibi davranmaz.
• WhatsApp’ta hastaya verilen ilk yanıt, bir yapay zeka asistanına yazdığını belirtir.
• Herkes bir insanla görüşmek isteyebilir; asistan kişiyi kliniğin ekibine aktarır.
• Aramalar, klinik ne konuşulduğunu görebilsin ve asistanların iyi çalışmasını sağlayabilelim diye kaydedilir ve yazıya dökülür. Asistanın bunu aramanın başında söyleyip söylemeyeceğini klinik seçer; klinik bunu kendi aydınlatma metninde hastalarına bildirmekle yükümlüdür.

Kişisel verileri nasıl kullanıyoruz

• Aramaları ve mesajları yanıtlamak; randevu almak, taşımak ve iptal etmek; onay ve hatırlatma göndermek ve görüşmeleri kliniğin ekibine aktarmak için.
• Klinik için arama özetleri ve notlar yazmak ve kliniğin kayıtlarını doldurmak için.
• Asistanlarımızın kalitesini denetlemek için. Bir döküm incelenmeden önce adlar, telefon numaraları, e-postalar, doğum tarihleri ve adresler çıkarılır.
• Kliniklerle ilişkimizi yürütmek için: asistanlarını kurmak, destek ve faturalama.
• Hizmeti güvende tutmak ve kötüye kullanımı önlemek için.

Kişisel verileri satmayız, reklam için kullanmayız ve kliniklerin hasta verilerini yapay zeka modellerini eğitmek için kullanmayız.

Mesajlar ve nasıl durdurulur

Asistanlarımız yalnızca bunun için bir nedeni olan bir klinik adına iletişime geçer: kişi sormuştur, randevu almıştır ya da iletişime izin vermiştir. Herhangi bir WhatsApp ya da SMS mesajına DUR (STOP) yazarsanız size bir daha mesaj gönderilmez. Gönderdiğimiz her e-postada tek tıkla abonelikten çıkma bağlantısı vardır. Bir aramada iletişim istemediğini söyleyen kişi bu şekilde işaretlenir ve her otomatik mesaj önce bunu kontrol eder.

Google verileri (Takvim, Gmail ve Meet)

Bir klinik ya da kendi ekibimiz Omelia’ya bir Google hesabı bağladığında, yalnızca aşağıdaki özelliklerin gerektirdiği izinleri isteriz. Hesabı Google’ın kendi ekranında siz seçersiniz ve bağlantıyı istediğiniz zaman kaldırabilirsiniz.

• Google Takvim (calendar.events, calendar.readonly): yalnızca boş saatleri sunmak için takvimlerinizi ve dolu saatlerinizi okuruz; asistanlarımızın aldığı randevuları oluşturur, taşır ve iptal ederiz, online randevulara bir Google Meet bağlantısı ekleriz. Omelia dışında eklenen etkinlikleri de okuruz, böylece Omelia’daki takviminiz Google Takviminizle aynı kalır.
• Gmail (gmail.send), yalnızca siz bağlarsanız: randevu onaylarını ve bir hastanın arama sırasında asistanımızdan istediklerini (randevusu, adresiniz, seyahat bilgileri ya da kısa bir not) sizin adresinizden göndeririz. Posta kutunuzdaki hiçbir e-postayı okuyamaz, arayamaz ya da silemeyiz. Hangi adresten gönderdiğimizi gösterebilmemiz için Google bize bağladığınız hesabın e-posta adresini de iletir (openid, email).
• Google Meet (meetings.space.readonly): Omelia üzerinden alınan bir online konsültasyonda hastanın görüşmeye katılıp katılmadığına bakarız; böylece randevu “geldi” ya da “gelmedi” olarak işaretlenir.

Google erişim anahtarlarınız şifrelenir ve AB’de saklanır. Google verilerini yalnızca bu özellikleri size sunmak için kullanırız. Bu verileri satmayız, reklam için ya da yapay zeka modellerini eğitmek için kullanmayız; destek için siz istemedikçe ya da yasa gerektirmedikçe Omelia’da hiç kimse bu verileri okumaz.

Bağlantıyı kaldırmak için Omelia’da Bağlantılar sayfasını açıp Bağlantıyı kes’e basın: saklanan anahtarları siler ve Omelia’nın Google’daki erişimini iptal ederiz. Google erişimi bir Google hesabının tamamı için tek seferde kaldırır; bu yüzden aynı Google hesabını kullanan başka bir Omelia bağlantısı (herhangi bir çalışma alanında Google Takvim veya Gmail) varken bu bağlantının anahtarlarını siler, erişimi sonuncusunun bağlantısı kesildiğinde iptal ederiz; böyle olduğunda Omelia size söyler. Değişikliğin Google’da görünmesi birkaç dakika sürebilir. Omelia’yı istediğiniz zaman myaccount.google.com/permissions adresinden de kaldırabilirsiniz; bu, o hesaptaki tüm Omelia bağlantılarını sonlandırır. Takviminize daha önce yazılmış randevular orada kalır, çünkü onlar sizindir.

Omelia’nın Google API’lerinden aldığı bilgileri kullanması ve başka herhangi bir uygulamaya aktarması, Sınırlı Kullanım (Limited Use) gereklilikleri dahil olmak üzere Google API Hizmetleri Kullanıcı Verileri Politikası’na uygun olacaktır.

Verileri bizim adımıza kimler işliyor

Kişisel verileri yalnızca hizmetin bir bölümünü yürüten ve sözleşmeyle bu verileri korumakla yükümlü şirketlerle paylaşırız:

• Netcup GmbH (Nürnberg, Almanya): uygulamamızın, veritabanımızın ve kayıtların çalıştığı sunucular.
• Backblaze (Amsterdam, Hollanda): veritabanımızın yedekleri.
• OpenAI (ABD): telefon asistanlarımızın sesi ile sesli mesajların ve kayıtların yazıya dökülmesi.
• xAI (ABD): telefon asistanları için alternatif bir ses; yalnızca bunu seçen klinikler için.
• OpenRouter (ABD): sohbet yanıtlarını, özetleri ve denetimleri yazan yapay zeka modellerine metni iletir. Kullandığımız modeller Anthropic, Google ve OpenAI’dan (ABD) ve yalnızca hiçbir şey saklamayan ve hiçbir şeyle model eğitmeyen barındırma sağlayıcılarında çalışan açık modellerden (DeepSeek ya da GLM gibi) gelir.
• Arbichat S.L. tarafından işletilen Zernio (İspanya): telefon hatları ve WhatsApp bağlantısı.
• Meta (İrlanda): WhatsApp mesajlarını iletir.
• Resend (AB bölgesi): e-posta gönderir ve alır.
• Stripe (İrlanda): kliniklerden kartla ödeme alır. Kart numaralarının tamamını asla görmeyiz ve saklamayız.
• Bir kliniği kurarken kullandığımız web sitesi okuyucuları; yalnızca kliniğin herkese açık web sitesini okurlar.
• Yalnızca bir klinik bağlarsa: Google, Kommo, GoHighLevel, HubSpot ve Cal.com; kliniğin onlarla yaptığı kendi sözleşmesi kapsamında.

Kullandığımız yapay zeka sağlayıcıları, gönderilenleri kötüye kullanımı denetlemek için sınırlı bir süre, genellikle en fazla 30 gün saklayabilir. Bunları modellerini eğitmek için kullanmazlar.

Birleşik Krallık ve AB dışına aktarım

Bu şirketlerin bir kısmı Amerika Birleşik Devletleri’ndedir. Veriler Birleşik Krallık ya da AB dışına çıktığında aktarım; Birleşik Krallık Uluslararası Veri Aktarımı Eki, AB Standart Sözleşme Hükümleri ya da bir yeterlilik kararı (örneğin bu çerçeveye kayıtlı şirketler için AB–ABD Veri Gizliliği Çerçevesi) kapsamındadır. Türkiye için aktarımlar KVKK’nın 9. maddesine uygun yapılır.

Verileri ne kadar saklıyoruz

• Aramalar, kayıtlar, dökümler, mesajlar, fotoğraflar ve hasta kayıtları: klinik daha önce silmedikçe, klinik Omelia’yı kullandığı sürece. Klinik bir hastanın kaydını uygulamadan istediği zaman silebilir.
• Bir klinik Omelia’yı kullanmayı bıraktığında verilerinin kendisine iade edilmesini ya da silinmesini isteyebilir; yasanın saklamamızı zorunlu kıldıkları dışında bunu 90 gün içinde yaparız.
• Tanışma görüşmesi kayıtları ve kendi satış notlarımız: iletişimde olduğumuz sürece; talep üzerine silinir.
• Faturalar ve ödeme kayıtları: Birleşik Krallık yasasının gerektirdiği gibi altı yıl.
• Yapay zeka kullanım kayıtları (mesaj içeriği olmadan modeller, miktarlar ve maliyetler): 90 gün.

Güvenlik

Veriler şifreli olarak iletilir; Google’ınki gibi bağlantı anahtarları şifreli saklanır. Her klinik yalnızca kendi verilerini görebilir. Çalışanlarımız bir kliniğin verilerine yalnızca ona destek olmak için erişir, iki adımlı doğrulamayla giriş yapar ve yaptıkları değişiklikler kayıt altına alınır.

Haklarınız

Birleşik Krallık GDPR’ı, AB GDPR’ı ve KVKK kapsamında verilerinizin bir kopyasını isteyebilir, düzeltilmesini ya da silinmesini talep edebilir, işlenmesine itiraz edebilir ya da işlemenin sınırlandırılmasını isteyebilir, verilerinizi başka yere taşıyabilir ve onayınızı istediğiniz zaman geri çekebilirsiniz.

Bir kliniğin hastasıysanız önce kliniğe başvurun; kliniklerin bir ay içinde yanıt vermesine yardım ederiz. Diğer her konuda hello@getomelia.com adresine yazın; bir ay içinde yanıt veririz.

Bir veri koruma otoritesine de şikâyette bulunabilirsiniz: Birleşik Krallık’ta Information Commissioner’s Office, Türkiye’de Kişisel Verileri Koruma Kurumu ya da AB ülkenizdeki otorite.

Çocuklar

Omelia çocuklar için değil, klinikler için bir hizmettir. Çocukları tedavi eden bir klinik, ebeveyn ya da vasi onayından sorumludur.

Bu politikadaki değişiklikler

Bu politika değiştiğinde en üstteki tarihi güncelleriz. Bir değişiklik kliniklerin hasta verilerinin nasıl işlendiğini etkiliyorsa, yürürlüğe girmeden önce kliniklere bildiririz.